Rule 7 of GFR (Gujarat Financial Rules) | ગુજરાત નાણાકીય નિયમો: નિયમ-૭ ની સવિસ્તાર સમજૂતી

The Gujarat Financial Rules (GFR) serve as the fundamental framework governing financial management, expenditure control, accounting procedures, and revenue handling across all government departments, offices, and autonomous bodies in Gujarat. Among these provisions, Rule 7 of GFR holds paramount importance as it establishes the core principles of revenue administration, duty to collect government dues, and accountability of Drawing and Disbursing Officers (DDOs) and Heads of Offices.

This comprehensive guide breaks down Rule 7 of Gujarat Financial Rules in both English and Gujarati (ગુજરાતી), catering to government employees, GPSC aspirants, audit personnel, accounts officers, and administrative officials preparing for departmental examinations like Lower/Higher Grade Accounts Examinations.

Overview: Core Intent of GFR Rule 7 / નિયમ-૭ નો મુખ્ય હેતુ

Rule 7 primarily deals with the prompt assessment, precise collection, and immediate credit of government revenue into the Consolidated Fund or Public Account of the State. It ensures that no government money remains uncollected, delayed, diverted, or kept outside government accounts without proper statutory authorization.

Key Objectives / મુખ્ય ઉદ્દેશ્યો:

Timely Assessment: Ensuring all taxes, fees, fines, leases, and administrative charges are assessed accurately without delay.
Prompt Realization: Collecting government dues within prescribed timelines.
Immediate Treasury Credit: Depositing all collected revenue directly into the Government Treasury or authorized bank without unauthorized retention.
Reporting Defalcation or Losses: Establishing strict vigilance over uncollected revenue or default cases.

Detailed Provision Breakdown (English)

1. Primary Responsibility of Head of Department & Controlling Officers

Under Rule 7, every Head of Department (HoD) and Controlling Officer is directly responsible for ensuring that all revenue or moneys due to the government are properly assessed, realized, and credited to the government account without undue delay.

Systemic Vigilance: Officers must establish robust internal checking mechanisms to prevent leakages, under-assessments, or fraudulent omissions in revenue records.
Reconciliation: Monthly reconciliation of department receipts with Treasury figures is mandatory under this rule to identify mismatches promptly.

2. Duty of Collecting Officers & Disbursing Officers

Any officer authorized to collect money on behalf of the Government of Gujarat must observe the following strictly:

Issue of Official Receipts: A printed, serialized government receipt (e.g., Form GFR-1 / e-Challan) must be issued immediately upon receiving money.
Maintenance of Cash Book: Every entry must be logged immediately in the Cash Book and verified daily by the Head of Office.
Prohibition of Private Storage: Government collections must never be mixed with private cash, personal bank accounts, or unauthorized contingency funds.

3. Immediate Remittance to Treasury

All cash, cheques, bank drafts, or electronic payments collected must be credited into the designated branch of the Reserve Bank of India (RBI), State Bank of India (SBI), or Government Treasury/Sub-Treasury at the earliest possible instance (generally the same day or the next working day).

4. Direct Restrictions & Prohibitions

To prevent financial irregularities, Rule 7 explicitly restricts:

No Direct Spending: Officers cannot directly spend collected government revenue to meet departmental or operational expenses. Every expenditure requires a distinct budget allocation (Grant) and drawal via formal bill submission.
No Deliberate Delay in Assessment: Delaying revenue assessment to favor any private entity or individual is considered a severe financial breach under Gujarat Civil Services (Conduct) Rules.

ગુજરાત નાણાકીય નિયમો (GFR) - નિયમ-૭ ની સંપૂર્ણ માહિતી (ગુજરાતીમાં)

ગુજરાત સરકારના નાણાકીય વહીવટમાં شفافતા (Transparency) અને શિસ્ત જાળવવા માટે ગુજરાત નાણાકીય નિયમો (Gujarat Financial Rules) મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે. તે પૈકી નિયમ-૭ (Rule 7) એ સરકારી લેણાંની આકારણી, વસૂલાત અને તેને સમયસર સરકારી હિસાબે જમા કરાવવા અંગેનો પાયાનો નિયમ છે.

૧. નિયમ-૭ ની મુખ્ય જોગવાઈઓ

નિયમ-૭ અનુસાર, ખાતાના વડા (Head of Department), નિયંત્રણ અધિકારીઓ (Controlling Officers) અને વસૂલાત કરનાર અધિકારીઓની નીચે મુજબની પ્રાથમિક જવાબદારી રહે છે:

ચોક્કસ આકારણી (Accurate Assessment): સરકારને મળવાપાત્ર તમામ કર (Taxes), ફી (Fees), દંડ (Fines), ભાડાં અથવા અન્ય આવકની યોગ્ય અને સમયસર આકારણી કરવી.
સમયસર વસૂલાત (Prompt Collection): સરકારી બાકી લેણાં સમયસર વસૂલ થાય તે માટે જરૂરી કાયદાકીય અને વહીવટી પગલાં લેવા.
તિજોરી ખાતે જમા (Credit to Treasury): એકત્રિત કરેલી તમામ રકમ વિલંબ વગર સરકારી તિજોરી (Government Treasury) અથવા અધિકૃત બેંકમાં જમા કરાવવી.

૨. અધિકારીઓની કાનૂની અને નાણાકીય જવાબદારીઓ

(A) ઉપાડ અને વિતરણ અધિકારી (DDO) અને બિન-નાણાકીય વસૂલાત:

જે અધિકારીને સરકારી નાણાં સ્વીકારવાની સત્તા આપવામાં આવી છે, તેમણે સરકારી પહોંચ (Official Receipt) આપવી ફરજિયાત છે. રોકડ ચોપડો (Cash Book) દૈનિક ધોરણે લખવો અને તેની ચકાસણી કચેરીના વડા દ્વારા કરવી જરૂરી છે.

(B) આવકના સીધા વપરાશ પર પ્રતિબંધ (Prohibition of Direct Expenditure):

સરકારી નિયમ-૭ ની સૌથી મહત્વની જોગવાઈ એ છે કે સરકારી વસૂલાતમાંથી મળેલા નાણાંનો કચેરીના રોજના ખર્ચ માટે સીધો ઉપયોગ કરી શકાતો નથી.

ઉદાહરણ તરીકે: જો કોઈ કચેરીએ દંડ પેટે ₹૫૦,૦૦૦ ની વસૂલાત કરી હોય, તો તેમાંથી સ્ટેશનરી કે પેટ્રોલનો ખર્ચ કરી શકાય નહીં. તે આખેઆખી રકમ તિજોરીમાં જમા કરાવવી પડે અને કચેરીના ખર્ચ માટે બજેટ ગ્રાન્ટમાંથી અલગથી બિલ બનાવીને નાણાં ઉપાડવાના રહે છે.

૩. મુખ્ય વિભાગો માટે નિયમ-૭ નું મહત્વ

વિભાગ / કચેરી	નિયમ-૭ હેઠળની મુખ્ય જવાબદારી
મહેસૂલ વિભાગ (Revenue Dept.)	જમીન મહેસૂલ, પ્રીમિયમ અને દંડની સંપૂર્ણ અને સમયસર આકારણી અને જમા.
જીએસટી / સેલ્સ ટેક્સ (State Tax)	વેપારીઓ પાસેથી કર વસૂલાત અને ચલણ દ્વારા સ્ટેટ બેંક/તિજોરીમાં ઈ-પેમેન્ટ જમા.
આરટીઓ (RTO / Transport)	વાહન ટેક્સ, લાયસન્સ ફી અને પેનલ્ટીનું દૈનિક તિજોરી સાથે મેળાપ (Reconciliation).
સિંચાઈ અને વન વિભાગ	પાણી આકારણી દર, કાપેલા લાકડાંનું વેચાણ અને ભાડાંની વસૂલાત.

Comparison Summary: Rule 7 Framework

Component	Guideline / નિયમ	Compliance Requirement / પાલન શરત
Assessment	Mandatory & Timely	Avoid delays, under-assessment, or unauthorized waivers.
Receipt Issuance	Immediate	Official GFR Receipt / e-Challan generation.
Treasury Credit	Same day / Next working day	Direct deposit into Consolidated Fund via authorized banks.
Adjustment	Separate Budget Grant	Cannot offset collections directly against office expenses.
Reconciliation	Monthly	Match Departmental figures with Treasury Officer's books.

Practical Applications & Examination Points (GPSC / Departmental Exams)

For candidates appearing for GPSC Class 1 & 2, Sub-Treasury Officer (STO), Commercial Tax Officer, or departmental Hasat / Accounts Examinations, memory notes for Rule 7 include:

Which fund receives the revenue under Rule 7?
The Consolidated Fund of the State (અધિકૃત રીતે રાજ્યની સંચિત નિધિ) or Public Account as classified under Constitution Article 266.
Can a Treasury Officer accept receipts without proper Challan breakdown?
No. Rule 7 requires accurate major/minor head classification on Challans.
What constitutes a financial irregularity under Rule 7?
Holding government cash in private accounts, delaying deposits to gain interest, or paying daily wages/contingency directly out of cash counter collections.

Conclusion / નિષ્કર્ષ

Rule 7 of Gujarat Financial Rules (GFR) serves as the administrative backbone for state revenue protection. By strictly prohibiting the direct utilization of un-deposited revenue and enforcing prompt, accurate assessment and Treasury remittance, it safeguards the state's financial integrity. Every government servant handling financial receipts in Gujarat must adhere rigorously to Rule 7 provisions to maintain statutory audit compliance and avoid disciplinary action under the Gujarat Civil Services Rules.

ગુજરાત નાણાકીય નિયમો (GFR) - નિયમ-૭ ની સંપૂર્ણ સમજૂતી

ગુજરાત નાણાકીય નિયમો (Gujarat Financial Rules - GFR) એ ગુજરાત સરકારના તમામ વિભાગો, સરકારી કચેરીઓ અને સ્વાયત્ત સંસ્થાઓમાં નાણાકીય વ્યવસ્થાપન, ખર્ચ પર અંકુશ, હિસાબી પદ્ધતિઓ અને સરકારી આવકની વસૂલાત માટેનો મુખ્ય આધારસ્તંભ છે. આ નિયમો પૈકી નિયમ-૭ (Rule 7) એ સરકારી લેણાંની આકારણી, વસૂલાત અને તેને સમયસર સરકારી હિસાબે જમા કરાવવા અંગેનો અત્યંત મહત્વપૂર્ણ નિયમ છે.

ખાતાકીય પરીક્ષાઓ (Lower / Higher Grade Accounts Examinations), GPSC ની તૈયારી કરતા ઉમેદવારો અને સરકારી કચેરીઓના હિસાબી અધિકારીઓ માટે નિયમ-૭ ની વિગતવાર સમજૂતી નીચે મુજબ છે.

નિયમ-૭ નો મુખ્ય હેતુ અને વિષયવસ્તુ

નિયમ-૭ મુખ્યત્વે સરકારી આવકની સમયસર આકારણી (Assessment), ચોક્કસ વસૂલાત (Collection) અને તેને વિલંબ વગર સરકારી તિજોરી (Government Treasury) કે રાજ્યની સંચિત નિધિ (Consolidated Fund) ખાતે જમા કરાવવા સાથે સંબંધિત છે.

આ નિયમનો મુખ્ય આશય એ સુનિશ્ચિત કરવાનો છે કે સરકારને મળવાપાત્ર કોઈપણ રકમ વસૂલ કર્યા વિના ન રહી જાય, તેમાં બિનજરૂરી વિલંબ ન થાય અથવા તે રકમનો અનધિકૃત ઉપયોગ ન થાય.

નિયમ-૭ ની મુખ્ય જોગવાઈઓ (Key Provisions)

૧. ખાતાના વડા અને નિયંત્રણ અધિકારીઓની પ્રાથમિક જવાબદારી

નિયમ-૭ મુજબ, દરેક ખાતાના વડા (Head of Department) અને નિયંત્રણ અધિકારી (Controlling Officer) ની આ પ્રાથમિક જવાબદારી છે કે:

તેમના અધિકારક્ષેત્ર હેઠળ સરકારને મળવાપાત્ર તમામ આવક (જેવી કે કર, ફી, દંડ, ભાડાં, લાયસન્સ ફી વગેરે) ની સાચી અને સમયસર આકારણી થાય.
તમામ સરકારી લેણાંની વસૂલાત માટે યોગ્ય પગલાં લેવામાં આવે.
વસૂલ થયેલી તમામ રકમ કોઈ પણ જાતના વિલંબ વગર સરકારી હિસાબે જમા થાય.

૨. સરકારી પહોંચ (Official Receipt) અને રોકડ ચોપડો (Cash Book)

પહોંચ આપવી ફરજિયાત: સરકાર વતી નાણાં સ્વીકારવા માટે સત્તાધિકારી ધરાવતા કોઈપણ અધિકારી કે કર્મચારીએ નાણાં મળતાં જ નિયત નમૂના મુજબની સરકારી પહોંચ (જેમ કે e-Challan અથવા GFR ના નિયત ફોર્મ) આપવી ફરજિયાત છે.
રોકડ ચોપડામાં નોંધ: મેળવેલી દરેક રકમની દૈનિક ધોરણે રોકડ ચોપડા (Cash Book) માં નોંધ કરવી અને કચેરીના વડા અથવા DDO દ્વારા તેની ચકાસણી કરીને સહી કરવી.
અંગત નાણાં સાથે મિશ્રણ પર પ્રતિબંધ: સરકારી વસૂલાતની રકમને અધિકારી કે કર્મચારીએ પોતાના અંગત નાણાં અથવા બિન-સરકારી ખાતાઓમાં રાખી શકાય નહીં.

૩. તિજોરી ખાતે તાત્કાલિક જમા કરાવવું

એકત્રિત થયેલી તમામ રોકડ રકમ, ચેક કે બેંક ડ્રાફ્ટને શક્ય તેટલી વહેલી તકે (સામાન્ય રીતે તે જ દિવસે અથવા પછીના કામકાજના દિવસે) રિઝર્વ બેંક ઓફ ઈન્ડિયા (RBI), સ્ટેટ બેંક ઓફ ઈન્ડિયા (SBI) અથવા સરકારી ઉપ-તિજોરી/તિજોરી (Treasury/Sub-Treasury) માં ચલણ મારફતે જમા કરાવવાના રહે છે.

નિયમ-૭ હેઠળના કડક પ્રતિબંધો (Direct Restrictions)

નાણાકીય ગેરરીતિઓ અને ઉચપત અટકાવવા માટે નિયમ-૭ હેઠળ નીચે મુજબના સ્પષ્ટ પ્રતિબંધો મૂકવામાં આવ્યા છે:

આવકનો સીધો વપરાશ અટકાવવો (No Direct Utilization):
સરકારી વસૂલાતમાંથી મળેલા નાણાંનો કચેરીના રોજના કે આકસ્મિક ખર્ચ (Contingency Expenses) માટે સીધો ઉપયોગ કરી શકાતો નથી.
- ઉદાહરણ: જો કચેરીએ દંડ કે ફી પેટે ₹૨૦,૦૦૦ ની વસૂલાત કરી હોય, તો તેમાંથી સ્ટેશનરી, પેટ્રોલ કે દૈનિક મજૂરીનો ખર્ચ ચૂકવી શકાય નહીં. વસૂલ થયેલી આખી રકમ તિજોરીમાં જમા કરાવવી પડે અને કચેરીના ખર્ચ માટે બજેટ ગ્રાન્ટ (Grant) માંથી અલગથી બિલ બનાવીને નાણાં ઉપાડવાના રહે છે.
આકારણીમાં મુલતવી કે વિલંબ પર મનાઈ:
કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિ કે સંસ્થાને ફાયદો પહોંચાડવાના હેતુથી આકારણી કે વસૂલાતમાં વિલંબ કરવો એ નાણાકીય શિસ્તનો ગંભીર ભંગ ગણાય છે.

વિવિધ વિભાગોમાં નિયમ-૭ નું વ્યાવહારિક મહત્વ

વિભાગ / કચેરી	નિયમ-૭ હેઠળની મુખ્ય અમલીકરણ જવાબદારી
મહેસૂલ વિભાગ (Revenue Dept.)	જમીન મહેસૂલ, પ્રીમિયમ, પંચાયત વેરા અને દંડની ચોક્કસ આકારણી કરી તિજોરીમાં જમા કરાવવું.
રાજ્ય વેરા વિભાગ (State Tax / GST)	વેપારીઓ પાસેથી કર, પેનલ્ટી અને ફીનું ઈ-ચલણ મારફતે સરકારી ચોપડે તાત્કાલિક જમા સુનિશ્ચિત કરવું.
વાહન વ્યવહાર વિભાગ (RTO)	વાહન વેરો, લાયસન્સ ફી અને ચલાન દંડનું દૈનિક તિજોરી સાથે સરખામણી (Reconciliation) કરવું.
સિંચાઈ અને વન વિભાગ	પાણી આકારણી દર, હરાજીની આવક અને ઇમારતી લાકડાંના વેચાણની વસૂલાત સરકારી હિસાબે જમા કરવી.

માસિક મેળવણું (Monthly Reconciliation)

નિયમ-૭ ના અસરકારક અમલ માટે દર મહિને કચેરીના હિસાબોનું તિજોરી કચેરી (Treasury Office) સાથે મેળવણું (Reconciliation) કરવું ફરજિયાત છે. વિભાગીય ચોપડે નોંધાયેલી આવકની રકમ અને તિજોરીના ચોપડે જમા થયેલી રકમમાં કોઈ તફાવત નથી તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે આ પ્રક્રિયા જરૂરી છે.

પરીક્ષાલક્ષી મહત્વના મુદ્દા (Exam Highlights)

કયા ફંડમાં રકમ જમા થાય છે?
નિયમ-૭ હેઠળ વસૂલ થયેલી તમામ આવક બંધારણની કલમ ૨૬૬ હેઠળ રાજ્યની સંચિત નિધિ (Consolidated Fund of the State) અથવા જાહેર હિસાબ (Public Account) માં જમા થાય છે.
મુખ્ય નાણાકીય ગેરરીતિ કઈ ગણાય?
સરકારી વસૂલાતને તિજોરીમાં જમા કરાવવાને બદલે કચેરીના દૈનિક ખર્ચ માટે વાપરવી અથવા ખાનગી બેંક ખાતામાં રાખવી એ નિયમ-૭ નો સીધો ભંગ છે.

નિષ્કર્ષ

ગુજરાત નાણાકીય નિયમોનો નિયમ-૭ એ રાજ્ય સરકારની મહેસૂલી આવકના રક્ષણ માટેની મજબૂત કાનૂની જોગવાઈ છે. તે સરકારી નાણાંની આવક અને ખર્ચ વચ્ચે સ્પષ્ટ રેખા દોરે છે, જેથી સરકારી નાણાકીય વહીવટમાં પારદર્શિતા અને શિસ્ત જાળવી શકાય. દરેક સરકારી કર્મચારી અને હિસાબી અધિકારી માટે આ નિયમનું અક્ષરશઃ પાલન કરવું અનિવાર્ય છે.